‘Niks is teveel, alles kan’

Grote bedrijven als KPN, Salesforce en Croonwolter&dros steunen voor het organiseren van hun evenementen op door de wol geverfde Event Managers. Het geheim van een geslaagde bijeenkomst? ,,Creativiteit en een goede samenwerking met partners. Bijvoorbeeld dat je samen met de pro’s van The Dutch iets origineels kunt bedenken, dat maakt een event geslaagd,” zeggen Judith Andringa, Marianne van Klink en Chantal de Jonge.

Hun directieleden slaan regelmatig hun balletjes bij de Clan. Ook worden op gezette tijden klanten en relaties uitgenodigd voor een event op The Dutch. Dan komen de Event Managers in actie. Judith, Marianne en Chantal komen alle drie door het jaar heen langs bij The Dutch maar schuiven voor het eerst met elkaar aan tafel. Gespreksstof genoeg met de drie Event Managers die al jaren achtereen hun handen niet omdraaien voor het op touw zetten van een topevenement. Judith Andringa, nu 32 jaar verbonden aan Croonwolter&dros, begon in 2006 aan de ‘leukste baan die er is’. Marianne van Klink vervult sinds vijftien jaar de rol van Executive Assistant waarvan de laatste twee bij de Nederlandse vestiging van de van oorsprong Amerikaanse softwarespecialist Salesforce op de Zuidas. Chantal de Jonge heeft er twaalf jaar op zitten als Senior Event Manager bij KPN Zakelijk. ,,Absoluut een droombaan hoewel deze vaak wordt geromantiseerd. Mensen zien alleen het mooie eindproduct, niet de weg ernaartoe. En daar kunnen heel wat hobbels liggen,” zegt ze. Marianne zou ook niet anders willen, maar wat ze alle drie in koor roepen: ,,Je moet er tegen kunnen want je moet heel veel dingen tegelijk kunnen. Als je geen energie krijgt van altijd aan staan, is het: niet doen dus.”

GEWELDGE PLAG
Croonwolter&dros is een van de grootste Nederlandse techniekbedrijven die bekendstaat als aan aanjager van nieuwe technologische ontwikkelingen. Er zijn vestigingen in heel Nederland, wat betekent dat er golflidmaatschappen bij diverse banen zijn. ,,Van noord tot zuid spelen directies bij een plaatselijke baan, maar voor een event op The Dutch stapt iedereen heel graag in de auto richting Spijk.” Er ligt een planning voor heel het jaar. Deze omvat naast enkele flights met relaties meestal acht à tien events voor iets grotere gezelschappen. Voor Salesforce zijn er twee events jaarlijks op The Dutch. Marianne: ,,Een partner- en een klanten-CEO evenement. Het leuke is dat gasten zo’n dag als iets heel bijzonders ervaren. Een lunch en een welkomstwoord, lekker golfen of een clinic voor de niet-golfers, en aan het eind een borrel en een lekker hapje. Het is de sfeer samen met de extra service die maakt dat ze zich in de watten gelegd voelen.” Met twee shotguns per jaar is KPN zakelijk goed vertegenwoordigd op de events-agenda. ,,Doorgaans zien we een 0% no-show, dat zegt wel iets over de populariteit van deze dagen. Pro’s die de baan mee ingaan om iedereen te monitoren, dat vinden gasten geweldig. En ze komen altijd met originele ideeën. We sluiten onze events af met een best flight waarbij de eerste drie opgaan voor een shoot-out. Telkens weer komen de pro’s met iets anders. Verplicht een bruggetje raken, afslaan van een tafel: ze zijn daarin heel creatief. Net als het praatje na afloop: ‘Ik zag weer een geweldige plag voorbij komen…’

‘Hoe leuk is het om bij een shoot-out van tafel af te slaan?’’

VLUCHT GECANCELD
Creativiteit en flexibiliteit is wat ze zelf in de vingers moeten hebben, zeggen de drie Event Managers. Judith, bij Croonwolter&dros verantwoordelijk voor alle personeelsevents, relatie-events, beurzen, sponsoring, lidmaatschappen golfbanen en business units in voetbalstadions: ,,Soms lopen de dingen anders. De kunst is ervoor zorgen dat je gasten dat niet doorhebben.” Marianne tovert een voorbeeld tevoorschijn: ,,Is alles in kannen en kruiken voor vijftig man lunch, blijken er onverwachts tien buitenlandse gasten mee te eten waarvoor in heel het pand geen stoelen te vinden zijn. We hebben het kunnen oplossen met statafels. Of de techniek doet het niet waardoor speeches niet overkomen.” Chantal: ,,Kijk, je kunt heel leuk bedenken om met wat plakband op locatie een poster op te hangen maar wat nu als daar alleen granolmuren zijn? Hoe ga je die poster dan op de wand krijgen met de middelen die voorhanden zijn? Dat moet je leuk vinden. Als Event Manager moet je blijven lachen, al wordt de vlucht waarvoor veertig man klaarstaan op Schiphol gecanceld. Mijn wijze les: de wereld vergaat niet en uiteindelijk komt alles altijd goed. Het heeft geen zin op je op te winden. Overal werken mensen en kunnen fouten worden gemaakt. Los het op en kijk daarna hoe je het de volgende keer kan voorkomen.” Hun frisse ideeën doen ze op in verschillende hoeken. Voor Judith is dat onder meer het Genootschap van Event Managers. ,,Heel waardevol om dingen te delen. Je spreekt dezelfde taal.” Bij Marianne gist het eigenlijk doorlopend: ,,Er is altijd iets te organiseren en je wilt niet de hele tijd uit het zelfde vaatje tappen. Het telkens anders aanpakken, zie ik als een van mijn kwaliteiten. Waarom niet een keer beginnen met ontbijt als je gewend bent om altijd met de lunch te starten.”

NO NONSENSE
Lastig in deze tijd is dat er op meerdere locaties steeds minder personeel voorhanden is dat events op rolletjes kan laten lopen, voegt Judith toe. ,,Het is echt hands on af en toe, letterlijk. Wat we dan doen? Als het moet, lopen we zelf mee met de cateraar om uit te serveren.” Dat probleem is er dan weer niet op The Dutch, lachen ze. ,,Er heerst hier veel flexibiliteit. Hospitality staat hoog in het vaandel en dat merk je in alles. Iedereen treedt je vriendelijk tegemoet, ook als je geen Member bent. Dat begint al bij de poort. Je voelt je thuis, zelfs als er geen affiniteit met golf is. Ook bij de afdeling events is niks teveel en kan alles. Net even een andere catering dan de laatste keer of een bijzondere inzet van een van de pro’s, er wordt volop meegedacht. De cultuur is no nonsense maar dan wel met hoge kwaliteit.” En hoe staat het met hun eigen golfprestaties? Judith: ,,Ik golf heel graag maar ik kan er niks van, haha. En er is te weinig tijd om aan een verbetering te werken. Daarom ga ik het waarschijnlijk nooit leren.” Ook Marianne kan spelen: ,,Niet fanatiek want het kost veel tijd. Dan liever de actieve sporten als tennis en padel. Als ik meega op een bedrijfsreis waarbij er gegolfd moet worden, dan wordt er vooraf natuurlijk wel even geoefend.” En Chantal? ,,Balgevoel heb ik als ex-hockeyster zeker, maar gegrepen door golf ben ik niet. Lekker met de hond anderhalf uur het bos in, daar geniet ik van.”